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事业单位档案管理工作的优化方法初探

2019-11-03

李莉清

[摘 要]我国信息化进程的不断推进,人们对于信息的需求更加渴望,因此,为了更好的贯彻为人民服务的基本宗旨,我国的事业单位需要不断提升自身管理水平,这其中最为重要的就是要不断优化自身档案管理的途径,提升档案管理的水平,这样才能够不断提升信息公开的程度,满足当前人们对于信息的渴望,实现真正意义上的和谐社会目标。基于此,本文对事业单位档案管理工作的优化方法进行分析。

[关键词]事业单位;档案管理;优化路径

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2018)15-0350-01

1 优化事业单位档案管理工作的必要性

1.1 与时代发展的需求相适应

信息化时代的飞速发展促使事业单位档案管理不断向信息化的方向发展。传统的档案管理方式是人工对档案资源进行收集与管理,已经远远不能适应现代社会的发展需求,严重阻碍了档案事业的发展速度。随着信息化时代的飞速发展,为了保障各事业单位能够顺利开展各项工作,事业单位档案信息化建设已经成为一个必然趋势。为了适应时代发展的需求,事业单位档案管理工作需要不断向信息化方向靠拢。

1.2 实现档案资源的合理配置

档案管理信息化可以凭借互联网技术和环境的优势,实现档案资源管理的数字化和网络化,达到档案信息资源的合理配置和科学化管理的目的,实现档案信息资源利用的最大化。如果事业单位档案管理能够实现信息化,在未来的档案管理过程中,便可以快速准确地查询提取档案,还可以进行远程操控,消除了档案管理工作受地域限制的问题,实现了档案资源的共享。

2 事业单位档案管理工作存在的问题

2.1 管理人员综合素质不足

档案信息化建设是需要专业的网络技术来支持的,而就目前对于事业单位档案管理的调查显示,普遍的事业单位档案管理部门并不具备专业化的网络操作技术,而其传统的档案管理方式也显然并不适用于当前的社会发展,导致其严重阻碍了事业单位的信息化档案管理的前进。信息科技是社会长期发展繁衍出来的,而随着技术的不断提高,档案管理者不仅要熟练掌握当前的技术,还需要不断的进行学习,从而应对信息档案建设的新需求,而目前事业单位档案管理人员在这一方面是有一定缺失的。

2.2 档案管理信息化水平不足

目前事业单位大多数都实现了档案信息化管理,还有些事业单位已经使用了微缩复制存储技术来用做档案管理的工作。但是从整体使用状况上来看,大多数的事业单位在使用网络信息技术之时只是利用其做简单的信息录入,只是形式化的使用,没有从本质上实现信息化档案管理。并且,几乎每一家事业单位所使用的档案管理软件都是不一样的,各自选择适合自己的数据管理设备,而这种难以统一的情况下,档案管理员所能选择的就是针对各事业单位的数据进行手工录入,并没有实际的减少工作量。

2.3 档案管理制度不完善

近几年,档案管理工作出现了很多问题,一个很重要的原因是事业单位没有针对档案管理工作建立一套比较完善的制度,在档案管理中经常会出现案卷标题及序号不规范、缺失卷内目录等问题。在进行档案的收集、整理、借阅时,没有一套比较完善的制度对其进行管理,很容易导致档案的使用价值不能被很好地利用。

3 事业单位档案管理工作的优化策略

3.1 完善档案管理体制和运行体制

为了更好地做好档案管理工作,完善档案工作的管理体制和运行体制起着十分重要的作用,管理体制和运行体制的完善需要从几个方面入手:第一,事业单位要提高对档案管理工作的重视程度,促使各个部门共同参与到档案管理工作中。第二,对于传统的管理理念要及时转变,不应该拘泥于以前的管理模式,将档案管理工作更好地为人民服务作为最主要的宗旨,全面服务于人民。第三,对于档案管理工作的职责,要贯彻落实到个人,档案管理工作的整理、保存及安全保密措施都应该明确指派给相关人员,明确档案管理工作室的新格局。

3.2 处理好电子化与纸质档案管理的关系

目前来说,还有的事业单位仍旧采取纸质化的档案管理方式,但是随着社会的发展,信息化技术在事业单位档案管理所占的位置越来越重要,并且信息化技术能够有效的提升档案管理工作的效率。在目前档案管理信息化还没有全面推行的情况,一些事业单位所采取的方式是纸质化和信息化共同存在,但是在面对新型的数字化技术不能采取消极的态度,要为推进档案信息化管理而努力。在实践过程中,事业单位档案管理工作人员会采用传统的方式收集档案信息,将信息录进计算机,从而将其快速分类,使得信息化技术有效提高了档案管理工作的效率。

3.3 按照单位实际情况拓展档案服务内容

事业单位一直在跟随信息技术的推进而更新自己的档案管理方式,从而为档案信息化管理打下良好的基础。事业单位可以最大程度的利用网络的快捷方便,随时获取社会最新的资讯等优势,在此基础之上建立健全科学完善的信息化档案管理机制,从而使得事业单位的的工作取得高效的收益。

3.4 完善档案保密机制,提高档案安全性

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